نظام الإدارة والتقارير - إثراء الخير
حل ذكي لرصد جودة الخدمات وإدارة التقارير بطريقة سهلة وفعالة
🎯 نظام إثراء الخير للإدارة والتقارير
حل متكامل يجمع بين استبانات تقييم الإمتثال من نسك امتثال ومهام المجلس التنسيقي في منصة واحدة ذكية، مصممة لتحسين الكفاءة بين الأقسام وضمان أعلى معايير الجودة في خدمات الحج.
🚀 نظرة عامة على المشروع
تواجه شركات خدمات الحج تحديات متعددة في متابعة العمليات اليومية، من تقييمات الجودة المفاجئة إلى المهام الإدارية الدورية. ولمواجهة هذه التحديات، قمنا بتطوير نظام شامل يدمج مصدرين رئيسيين للبيانات في واجهة موحدة:
- نظام تقارير نسك امتثال: لأتمتة سحب وتحليل استبانات تقييم الإمتثال اليومية.
- نظام مهام المجلس التنسيقي: لمتابعة وإدارة المعاملات والمستندات بكفاءة.
يهدف هذا الحل إلى توفير رؤية شاملة، تبسيط العمليات، وتمكين اتخاذ قرارات سريعة ومبنية على البيانات.
1. رصد استبانات تقييم الإمتثال من “نسك امتثال”
التحدي: التعامل مع سيل من استبانات تقييم الإمتثال
منصة نسك امتثال الرسمية، التي استحدثتها وزارة الحج والعمرة هذه السنة، تُصدر تقييمات فردية لجودة الخدمات، مما يخلق تحديات كبيرة:
- حجم هائل: استقبال ما بين 100 إلى 800 تقييم يوميًا يجعلها مهمة مرهقة تأخذ الوقت والجهد.
- بيانات مبعثرة: لا توفر المنصة طريقة لسحب البيانات أو تجميعها، مما يصعّب الحصول على نظرة شاملة.
- صعوبة تحديد المشاكل: يصبح تحديد التقييمات المنخفضة والمخالفات العاجلة وسط هذا الكم الهائل من البيانات مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً.
“وحده من الأشياء اللي الشركات كانت تشتكي منها… انهم ما يقدرو يسحبو معلومات التقييم (نسك امتثال) ويرسلوها للإدارات المعنية عشان يشتغلو عليها.”
الحل: أتمتة وتحليل استبانات تقييم الإمتثال
طورنا نظامًا ذكيًا يقوم بـ:
- التجميع التلقائي: سحب جميع التقييمات من منصة نسك امتثال وتجميعها تلقائيًا حسب المراكز.
- تركيز على الأهم: تصفية وعرض التقييمات المنخفضة والمخالفات بشكل بارز لتوجيه الاهتمام الفوري.
- عرض شامل: تقديم نظرة عامة على أداء جميع المراكز في صفحة واحدة، مع رسوم بيانية وتقارير مصورة.
النتيجة: تحويل عملية المراجعة من ساعات من العمل اليدوي إلى دقائق معدودة، مما يضمن عدم إغفال أي مشكلة حرجة.
2. متابعة “مهام المجلس التنسيقي”
التحدي: متابعة المعاملات والمستندات
بالإضافة إلى استبانات تقييم الإمتثال، تتعامل الشركات مع متطلبات مستندية متعددة من المجلس التنسيقي، مما يتطلب متابعة دقيقة للملفات وحالة تقديمها.
الحل: لوحة معلومات لمتابعة المستندات
لتسهيل هذه العملية، قمنا بتضمين لوحة معلومات متخصصة توفر:
- متابعة حالة المعاملات: عرض مؤشرات واضحة لحالة المستندات المطلوبة وتتبع حالة الامتثال بشكل مستمر.
- تتبع التقدم: رسوم بيانية تفاعلية توضح حالة المعاملات (مقبولة، مرفوضة، تحت المراجعة)، مما يسهل على الإدارة تقييم حجم العمل المنجز وتحديد الملفات المتعثرة.
- إدارة الملفات الإرشادية: نظام مركزي للوصول إلى جميع الملفات الإرشادية والمستندات المطلوبة، مع إمكانية البحث والتصفية لتسهيل العثور عليها وتحميلها.
النتيجة: سيطرة كاملة على المعاملات والمستندات، ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية، وتسهيل الوصول إلى المعلومات الحيوية.
🏆 النتائج المحققة
- تحسين الكفاءة: تقليل وقت المراجعة والمتابعة بشكل كبير، وسرعة في اتخاذ القرارات.
- رفع الجودة: مراقبة مستمرة للأداء، تحديد المشاكل مبكرًا، وتحسين الخدمات المقدمة للحجاج.
- رؤية شاملة: دمج البيانات من مصدرين مختلفين في منصة واحدة يوفر رؤية 360 درجة للعمليات.
⭐ ردود الفعل الإيجابية
“والله العظيم ما اعرف كلمة شكر توصف جهدك وعملك وابداعك المتناهي. واليوم الرئيس التنفيذي للشركة ونائبه ومدير العمليات اشادوا بعملك وشكروك وأوصوني أنقلك شكرهم.”
“في هذه المناسبه حابه اشكركم، من جد سهلتولنا أشياء كثير بسحب المعلومات من منصة نسك امتثال…”
🌟 لماذا اختارونا؟
- خبرة متخصصة: فريقنا لديه خبرة واسعة في تطوير الأنظمة الإدارية والتقارير.
- حلول مخصصة: نصمم الحلول حسب احتياجات كل عميل وطبيعة عمله.
- دعم مستمر: نوفر الدعم الفني والصيانة لضمان استمرارية العمل.
- جودة عالية: نلتزم بأعلى معايير الجودة في التطوير والتصميم.
هذا المشروع مثال على قدرتنا على تطوير حلول ذكية ومبتكرة تلبي احتياجات عملائنا وتساعدهم في تحقيق أهدافهم.